Yokinsoft Paperless for FAX / AI OCRを使ったFAX管理システム

FAX複合機のPDF・画像出力機能と連携してFAX文書をWebブラウザから管理するソリューションです。

• Google Gemini AI 連携
• 届いたFAXは即座に分析、「内容」で一覧・検索
• 読み取ったデータとともに外部プログラム連携可能
• オンプレミス社内PCにインストール
• 初期設定いらず（従来のOCRと比べて）

従来FAX大手メーカーのFAX複合機にはFAXをPDFやTIFFなどのデジタルファイルとして出力する機能はありました。フォルダやファイル名のカスタマイズで送信者のFAX番号、受信した時間などがかろうじて分かるのが現状でした。それ以上の要件は実際に人がファイルの中身を開いて確認するまでわかりません。請求書、注文書、商品カタログ、送金情報、また、その書式も送信者によってばらばらです。いちいち中身を開いて仕分けするのは紙でやっていたことと変わりません。さらに厄介なのはかすれたたり斜めになった文面、手書きで書かれたメモ、慣れた担当者でないと見落としてしまうかもしれない情報。これが AI の OCR機能を使うことでたちまち解決してしまいました。

やっていることは単純：内容による仕分け→一覧・検索

今回制作したシステムの狙いは「EメールのようにFAXを管理する」です。 まず、入ってきたFAX文書はすぐにAIにかけられます

• 文書の種類ごとに仕分けします。注文書、請求書、商品カタログなど。
• 仕分けた文書タイプに応じて、抽出する要点を指示します。
• 抽出されたデータはシステム上で検索・閲覧できるようになります。

ここから先はカスタマイズのいる領域です。たとえば、注文書が届けばそれを受注担当者へEメールで知らせるとか、請求書は経理担当者へ知らせるとか。通知の仕方も工夫次第でいろんな可能性があります。Eメールで送信するだけでなく、Slackやキントーンなどのシステム連携で自動的に処理したり、倉庫管理システムなどとAPI連携させたり。

従来型のFAX管理システムと比較して

類似のFAX管理システムは、検索するとたくさんのソリューションを見つけることができます。どれも特別なOCRを搭載し、導入に数百万円かかるような高級なシステムです。伝統的なシステムではまず、FAX画像の鮮明化、向きの調整などの処理から始まり、帳票類、表や数字、文字の読み取りは事前に書式ごとに位置合わせ、どこに何が書かれているかの設定を綿密に行う必要がありました。

初期設定いらず

しかし、AIによれば、読み取りの指示は「プロンプト」と呼ばれるテキストで簡単に指示するだけです。例えば、受信した注文書を仕分けて、そこに書かれている注文の明細、数量、金額などの情報を取り出すのに

文書のタイトルが「注文書」の場合、明細をリストとして取り出し、商品コード、商品名、数量を読み取ってください。

と書くだけ。書式や活字・手書きも関係ありません。これだけで、「データ」として取り出すことができます。あとは、EXCELで処理するも、基幹システムへインポートするも自由です。

Yokinsoft Paperless for FAX が目指すもの

インターネットでEmailが一般的になった昨今でも、日本では数百万台のFAX機器が稼働していると言われています。しかし、様々な業務の形、歴史的経緯などから FAX 文化から抜けられない事情がたくさんあるのも事実です。

やがては消えゆくFAX文化だが、どうしても必要とされる今を受け入れ、少なくともFAXを使いながらも、FAXのペーパーレス化をすすめ、その文書の取り扱い方をＥメールに少しでも近づけるような効率化を図りたい。というものです。

詳細はこちら

実際に興味のある方はメインサイトへ、また、閲覧だけですが、デモサイトも用意しています。



Yokinsoft Paperless for FAX 紹介

Yokinsoft Paperoess for FAX デモ版 ID、パスワードは test test